Procesy kontroli

Proces kontrolowania i rodzaje kontroli

Z definicji kontroli wynika w zasadzie, że nie jest ona jednorazowym aktem, lecz ciągłym procesem, który powinien być prowadzony w każdym przedsiębiorstwie.

Obejmuje on najczęściej następujące etapy:

  1. Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności. Ten etap kontroli przewija się w procesach planowania działań przedsiębiorstwa. Kadra zarządzająca i pracow­nicy powinni wiedzieć, do czego ich przedsiębiorstwo zmierza, jakimi drogami oraz jakimi sposobami będą osiągane zaplanowane zadania i cele. Na tym etapie powinno się również ustalić określone normy i wymagane wielkości wykonania zadań, sposób ich oceny. Równie istotne jest uwidocznienie pracownikom powią­zań systemów motywacyjno-bodźcowych z określonym poziomem wykonania zaplanowanych zadań. Pracownik danego podmiotu gospodarczego powinien być zorientowany, jakie sankcje mogą się wiązać z niewypełnieniem określonych norm oraz jakich korzyści może oczekiwać, gdy osiągnie zamierzone cele lubnawet je przekroczy. Konieczne jest również opracowanie konkretnych metod pomiaru stopnia wypełnienia określonych norm zadaniowych. Muszą to być jasne, zrozumiałe oraz przejrzyste dla wszystkich procedury oceny efektywności.
  2. Pomiar efektywności. Na tym etapie dokonuje się oceny rzeczywiście zrealizo­wanych zadań oraz stopnia osiągniętych zamierzeń. Etap ten występuje nie tylko na końcu określonych działań i przedsięwzięć realizacyjnych, ale konieczne jest jego przeprowadzanie również w trakcie wdrażania różnych procesów, podczas realizacji zadań i działań cząstkowych. Pozwala to wychwycić zakłócenia i okreś­lone błędy jeszcze w trakcie realizacji konkretnego zadania. Fakt ten sprzyja omijaniu zagrożeń oraz w efekcie końcowym podnoszeniu efektywności całego przedsiębiorstwa, jak i wszystkich procesów, które w nim zachodzą.
  3. Porównywanie zmierzonych wyników z ustalonymi normami. Ten etap pozwala ocenić efektywność działania przedsiębiorstwa. Porównanie wielkości osiągnię­tych z zaplanowanymi pozwala ustalić rozmiar odchyleń i ocenić, czy mają one pozytywny, czy też negatywny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dzięki temu możliwe jest ustalenie, w jakim kierunku zmierza przedsiębiorstwo, czy jest to zgodne z wytyczoną strategią rozwoju firmy. Na tym etapie bada się również przy­czyny powstania odchyleń. Chodzi o ustalenie, czy zakłócenia powstałe w realizacji zaplanowanych celów i zadań wynikały z powiązań przedsiębiorstwa z rynkiem, czy były od niego niezależne oraz niemożliwe do przewidzenia, jak i ich ominięcia. Czy może są powiązane z zasobami przedsiębiorstwa, wynikają z ludzkich błędów lub z niedociągnięć organizacyjnych. Diagnoza powstawania tego typu odchyleń i zakłóceń powinna wskazać, jak im przeciwdziałać w przyszłości, jak zapobiegać ich powstawaniu w kolejnych okresach funkcjonowania przedsiębiorstwa.
  4. Podjęcie działań korygujących. Ostatnim etapem procesu kontroli jest zawsze wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, dostarczenie takich informacji, by było to możliwe. Wcześniejsze etapy pozwalają ocenić stopień osiągnięcia zamierzonych celów działania oraz zadań przedsiębiorstwa, ustalić odchylenia, jeśli takowe powstały. Określa się również przyczynę wystąpienia zakłóceń w realizacji konkretnych zadań i zamierzeń. Po tych działaniach ko­nieczne jest wprowadzenie określonych zmian, pewnych korekt planów, które zamierza się osiągnąć. Raz ustalony plan działania przedsiębiorstwa nie ma przecież charakteru wiecznie obowiązującego. Zmieniają się, bowiem warunki rynkowe, w jakich funkcjonuje przedsiębiorstwo, zasoby firmy podlegają ciągłej zmianie. Wszystko to sprawia, iż konieczne są określone korekty działań. Potrzeb­ne informacje do podejmowania decyzji w tym zakresie uzyskuje się w trakcie procesu kontroli. A to dalej oznacza, że mogą ulec zmianie normy i mierniki, do których osiągnięcia przedsiębiorstwo będzie zmierzać w kolejnych okresach swego funkcjonowania.

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *